今年年初，有个做家居用品的贸易公司找到我，说一个合作了两年的澳洲客户欠了40万元人民币，已经逾期45天了。业务员发微信对方不回，打电话不接，邮件也不回，老板急了想发律师函，结果财务翻遍了邮箱只找到两年前的合同，对账单一封都没发过。
这不是客户存心赖账，而是你的应收账款管理从一开始就没把账记清楚。客户不付款，先别急着骂对方，很多情况下是自己这边的账单、发票和付款记录对不上。
账期客户最怕什么？怕你自己账目不清
给客户放账期是外贸竞争里的常规操作，30天、45天、60天都有。但大多数公司放账期的姿势非常随意，拖到逾期了才发现连一张清晰的应收明细表都做不出来。客户说”这单我们还没收到货”，你翻半天记录发现货物早签收了，但你没把签收单发给他，人家就是拿这个当借口拖。
一套干净的应收账款跟踪记录至少要包含这些信息：订单号、发票号、付款到期日、实际付款日、逾期天数、最后一次催款时间。外贸ERP里的应收模块就是干这个的，每张发票自动生成一条应收记录，到期前7天系统自动提醒财务或业务员跟进。
催款不是临时抱佛脚，而是一个固定节奏
我见过做得好的外贸公司，催款节奏是标准的”三步走”：到期前5天发一封礼貌的付款提醒函；逾期第7天打一通电话，了解付款延迟的原因；逾期第15天发正式的催款通知，附带账单明细和逾期利息条款。
这三个节点看起来简单，难在坚持。很多公司业务员忙着开发新客户，根本顾不上老客户的付款状态。等单子拖成呆账坏账了，利润全赔进去不说，还搭上时间。把催款动作变成系统自动触发的任务，到点就弹提醒，业务员想忽略都难。
坏账的根源不是客户不给钱，是你没在给钱之前做好这些事
聊到最后我想说句得罪人的实话：大部分应收账款变成坏账，是因为一开始就没筛选客户。首次合作就要60天账期的客户，你连他的信用记录都没查过就敢放账期？
- 新客户首次合作，原则上不接受账期，必须100%前T/T或信用证
- 合作满3单且历史付款良好的，可以尝试10%尾款见提单副本，前提是每单金额不超过5万美元
- 合作满一年且单笔订单超10万美元，再考虑30天账期，且年度授信总额不得超过客户年采购额的20%
把这三条规则写成公司的信用管理制度，然后在外贸ERP里设置信用额度上限。客户订单金额加未收款总额如果超出了这个额度，直接拦单，等付款清零之后再放行。订单可以丢，本金不能丢。货款收不回来再多的单都是白做。