“这单我算下来毛利18%，财务说是11%，差了7个点，谁错了？”一个做包装机械的外贸经理拿着两张表问我。他团队20个人，年出口5000万，这种对不上的情况每个月都有三四单。
大多数时候，两个人算的都没错，只是算的东西不一样。业务算的是”这一单赚多少”，财务算的是”这一单加上所有配套支出之后还剩多少”。
差异基本出在这几个地方
把差异一条条列出来，你会发现它们来来回回就那么几项。最常见的五项，占了差异总额的八成以上。
- 海运或空运的实际费用，比报价时预估的多或少
- 支付给中间人的佣金，有没有提前计入
- 出口退税，业务通常按满额算，实际可能因为单据问题打折扣
- 汇兑损益，从合同签订到收款到账之间的汇率差
- 样品费、验货费、改单费这些零星支出，单笔不大，加起来不少
把这几项做成订单上的固定字段，每次评审都填，比事后对账有效得多。
把事后算账，改成事前预演
很多公司的毛利是发货之后才算的，那时候什么都改不了了。更好的做法是在报价阶段就把预估成本填进去，订单确认时锁定一个”预估版本”，实际发生时逐项比对。
差异超过3个点的订单，要求业务员写一句原因。不用长，一句话就行。攒够50条，你自己就能看出来公司哪类订单最容易亏。
一单分三个柜出，账要追到每个柜
一个订单如果分三次出货，运费、报关费、验货费怎么摊？如果全都记在订单头上，那这单永远算不清哪个柜赚钱、哪个柜赔钱。
报价和订单拆成出货批次来管，每个批次单独归集费用。有的公司会发现，同一个订单里，第一个整柜是赚的，后面两个拼柜是亏的。这种信息，只有拆到批次才看得见。