去年冬天，一个做户外家具出口的老板给我看他的应收账款表。一个合作了5年的美国客户，账期先是30天，后来拖到60天，再拖到90天，最后欠款340万，人还在，货还在发。
我问他，最后一次审这个客户的信用额度是什么时候？他想了半天，说：好像是三年前。
账期不是谈出来的，是算出来的
很多外贸公司给账期靠感觉，靠交情。合作久了，客户说一句”最近资金紧”，业务员心就软了。
但账期背后其实是三件事：这个客户一年给你多少单、毛利率多少、历史上逾期过几次。这三个数一摆出来，能承受的账期上限就清楚了。
- 年采购额和毛利率。年采购100万、毛利8%的客户，和年采购500万、毛利15%的客户，能给的账期根本不是一回事
- 历史回款记录。过去12个月平均逾期几天，最长逾期几天，这个数骗不了人
- 外部信息。有没有投保出口信用险、额度多少、有没有别的供应商也在催他
- 额度上限。单笔额度和滚动欠款总额必须分开设，只设一个数等于没设
超限那天就该拦单，而不是等月底对账才发现
这是最要命的一点。额度设了不执行，等于没有。
有效的做法是：订单一录入，系统自动算这个客户当前未收货款加上本单金额，超过滚动额度，直接锁住，下不了生产单。要放行，得总经理审批，审批记录留档。
我见过执行最狠的一个团队，30人的五金出口公司，规定超限单一律由老板亲自在系统里点通过。一年下来，超限单从47笔降到6笔。
财务那边，外贸ERP里的账龄表要分四档：0到30天、31到60天、61到90天、90天以上。90天以上的单独拉一张，每周一早上发到老板和业务主管手上。
催收节点要提前设，别等人跑了才想起来
- 到期前7天，自动提醒业务员跟客户确认付款安排
- 到期日当天钱没到，自动生成催收任务派给业务员
- 逾期15天升级给业务主管，逾期30天升级给老板，同时暂停该客户所有新订单
- 逾期60天以上，触发信保报损流程，千万别拖过保单约定的报损期限
这些动作在外贸ERP里都是标准功能，难的不是功能，是老板舍不舍得按下那个暂停键。说句实在话，客户欠你340万的时候，你早就不是他的供应商了，你是他的银行。