货代打电话来的时候是周五下午。一批发往鹿特丹的货，报关资料上的唛头和实际箱唛不一致，海关查验，货在港口压了11天，光滞箱费和堆存费花了1万8。
单证员说，客户改了唛头，她是按老版本做的。业务员说，我在群里发了。仓库说，没人告诉我。
三份文件对不上，问题一定出在源头
外贸出运的核心是三份资料：订单、装箱单、报关单。这三份里的品名、数量、唛头、目的港必须完全一致。
问题是，这三份往往由三个人在不同时间做，各自从自己的Excel里找数据。源头订单改了，后面两个环节不知道。
真正的解法是：装箱单和报关资料只能从订单生成，不允许手工新建。订单改一次，下游自动带出最新版本，并且标注”已更新待确认”。这件事靠自觉做不到，得靠外贸ERP的流程卡着。
提单确认这一关，比你想的重要得多
提单确认件发过来时，很多业务员直接回一句”OK”。这是最容易出事的地方。
要核对的项至少有六个：发货人、收货人、通知方、品名描述、件数、唛头。任何一项和信用证或合同不符，到了目的港客户清不了关，改单费动辄50到100美元，还耽误交期。
- 收货人和通知方：信用证项下逐字比对，多一个逗号都算不符
- 品名描述：别用太笼统的词，比如”parts”，容易被查验
- 件数和包装方式：木箱还是纸箱，托盘还是散装，写清楚
- 唛头：和箱唛、装箱单三方一致
出运环节的钱，最容易被漏掉
- 每票出运单独建费用台账，订舱费、拖车费、报关费、改单费、滞港费全部归集
- 费用超预算时自动标红，业务主管一眼能看出哪票货在烧钱
- 月末把费用汇总进订单成本，让业务员知道自己那个”毛利”到底是多少
很多公司只算采购成本，出运费用全进公司账，业务员对成本毫无感觉。结果就是他报的价永远比实际低一截。这些事在外贸ERP里跑起来，从订单到单证到费用是一条线，不是三个孤岛。