去年这个时候，我们公司六个业务员，每个人电脑里都存着七八份Excel，什么订单汇总表、客户跟进表、样品追踪表、应收明细表，理都理不清。最要命的是，同一个客户信息，一个业务员录的是「Smith先生」，另一个录的是「Michael」，到了财务那儿，这俩变成了两个不同的客户。今年我下了死命令，不管什么数据，一律进外贸ERP，电脑里不允许再建跟业务相关的Excel表。现在一年过去了，团队不但没造反，反而觉得以前的日子不知道怎么熬过来的。
客户资料用表格管理，等于给自己埋雷
做外贸的都懂，客户信息就是命根子。以前用Excel管理，人一多就乱套。两个业务员共同跟一个客户，互相不知道对方跟到哪一步了，报价口径还不一致。客户被搞烦了，直接发邮件说「我觉得你们公司内部沟通有问题」。那种尴尬，经历过的人都懂。
外贸ERP把客户信息做成了唯一的档案。联系人、历史报价、历史订单、样品记录、投诉记录，全部挂在一个客户ID下面。业务员交接的时候不用再拷贝文件，新人点开系统就能看到这个客户的所有历史。最重要的是，客户邮箱地址在系统里是唯一的，录入的时候自动去重，有效防止了「一个客户被当成两个客户」的乌龙。
取消Excel之后，最惊喜的是催款效率翻了一倍
原来财务管应收款，也是一张Excel表，每天手动更新。但财务不懂每个订单的具体情况，她只知道「这个订单该收款了」，但不知道客户为什么还没付。业务员又忙着跟新单，催款这事全靠自觉。
现在系统把「发货日期+账期+应收金额」自动关联，到期前三天系统自动给业务员推消息提醒。业务员点开这个订单，付款进度、发货凭证、提单信息全在同一个页面上，直接就能给客户发一封有理有据的催款邮件。我们上线这个功能半年，逾期应收款从百分之二十一降到了百分之八。这个数据我没有夸大，财务总监上个月开会的时候特地提了。
「不用Excel」不是嘴上说说，要定规矩
刚开始推的时候，有业务员跟我说「系统里导出数据不方便，我要在Excel里做分析」。我就问他：你要分析什么？他说想看每个客户的利润。我说系统里有现成的报表，你点一下不比你自己拉透视表快？后来我们定了规矩：一切对外发出去的文件，必须从系统里生成；对内做分析，系统里没有的报表提需求给IT。半年之后，没人再提Excel的事了。
也不是说Excel完全不能碰，销售分析用Excel和系统结合是可以的，但核心数据源必须唯一。你会发现一个很奇妙的转变：原来大家各记各的账，数据经常打架；现在所有人都用同一套数据，开会讨论的是「怎么解决问题」，而不是「你的数跟我的数哪个对」。
还有个小建议：切换的过程中，把旧Excel表打包封存，放在共享盘里只读不可改。给自己一个缓冲期，但不要留回归的后路。等新系统稳定运行，你会感谢当初那个果断的决定。