做外贸最怕什么？货发了，款没到。尤其是那种信用期的单子，30天、60天，客户愣是能拖到90天。业务员忙着开发新客户，哪有时间一张张对账、一次次打电话催账。结果就是，公司现金流被拖死。
欠款记录不能只靠脑子，系统要变成“讨债机”
很多公司催款，全凭财务月底拉一份表格，然后发给业务去催。这效率太低了。外贸ERP可以设置“账龄分析”功能，自动把快到期的应收款标红，提前7天就提醒业务员。不用等人催，系统先替你催了。
自动发提醒，把业务员从机械劳动里解放出来
既然有了ERP，就别干人工发邮件的蠢事了。设置好规则：到期前3天，系统自动给客户发一封友好的催款邮件；到期当天，再发一封正式的付款提醒；超期7天，邮件语气硬一点，同时抄送给你的销售主管。所有邮件模板提前写好，系统自动触发，不用你一个一个去点“发送”。简单、省事、不遗漏。
- 第一步：在系统里设置好不同客户等级的信用额度与账期。
- 第二步：建立标准的催款邮件模板，分为“提醒”、“警告”、“最后通牒”三档。
- 第三步：设置触发时间，比如账期到期前3天、当天、超期7天。
停发货和停接单，系统自动掐断风险
对那种老赖客户，光催没用。得动真格。外贸ERP可以设置一条规则：当客户欠款超过信用额度，系统自动锁定该客户，禁止新建订单、禁止发货。业务员想帮他开后门？对不起，系统不给你权限，必须上级审批。这一招，比业务员自己跟客户讲“哎，我们财务说不能发了”有用得多。