一个120人的机械配件出口商，年底盘账时发现：全年样品快递费32万，样品本身的生产成本加人工快50万，其中只有15万左右转化成了正式订单成本。算下来，样品这块净亏67万。
销售总监翻系统记录才看清，业务员为了冲业绩，见询盘就寄样，有的客户连电话都没通过，光是「贸易公司转贸易公司」的样品单就有80多张。寄样品没有成本意识，就是在拿利润赌运气。
样品费失控之前，先要回答三个问题
这个客户是终端的还是贸易的？有没有历史成交？这次样品对应的年预估量是多少？这三个问题没答出来之前，样品就不该出厂。
把样品申请从「一句话」变成「一张表」
他们后来在外贸ERP里把样品申请做成固定动作：业务员要先选择客户名称，系统自动带出该客户的跟进记录、历史订单和上次样品时间。如果发现客户已经在系统里躺了半年，盘点那一步就卡住了。
外贸ERP能把散在邮件、微信里的客户信息归拢到一处，再给每一张样品单标成本。别小看这点，它解决的是业务员的记忆靠不住这一根本问题。
有客户等级的自动给样品预算：A级客户每单样品费上限800元，B级500元，C级只能到付或收费；超出部分必须部门经理批。
- 先查客户等级和历史成交，没有成交记录的默认C级；
- 再按样品实际成本加运费，判断是免费、到付还是收50%；
- 超过预算的样品单自动进审批流，不能靠口头打招呼。
样品寄出去才算开始，后面必须追着跑
很多样品寄出去就没了下文，不是客户没兴趣，而是没人持续跟进。他们在ERP里设了节点：样品签收后第3天业务员必须联系客户问测试结果，第10天没成交要把样品单标记为「待重新激活」，第30天仍未成交的自动生成「样品失效分析」任务。
这套动作跑了两个季度，样品寄出数量少了35%，但真正转化成订单的比例从7%提到了14%，月均样品成本下降四成。
不妨从这个月起，要求业务员在样品单上填一个字段：这张样品如果丢单，预计损失是多少。逼着大家把每一张样品当成一次小项目来管。